Yurt Dışı Harcamaları Nasıl Giderleştirilir? Çalışan ve Şirket Sahibi İçin Tüm Kurallar, Limitler ve Belgeler

İşletmelerin globalleşmesiyle birlikte yurt dışı seyahatleri, fuarlar, toplantılar ve iş geliştirme faaliyetleri oldukça yaygınlaştı. Bu noktada en önemli sorulardan biri şudur:

Evet. Yurt dışı seyahatlerinde yapılan harcamalar, iş amaçlı olmak kaydıyla gider yazılabilir. Ancak giderleştirme işlemi için uygun belgelere ve doğru kur uygulamasına dikkat edilmelidir. Gider gösterilebilen harcamalar:

• Uçak bileti ve ulaşım giderleri

• Otel ve konaklama

• Yemek giderleri

• Toplantı, seminer, fuar ve iş görüşmesi giderleri

• Yurt dışı satın alma, ekipman, yazılım, lisans harcamaları

• Vize ve pasaport giderleri

Bu harcamalar hem çalışan hem de şirket sahibi için işle ilgili olduğu sürece gider olarak dikkate alınır.

Çalışan Yurt Dışına Gittiğinde Harcamalar Nasıl Giderleştirilir?

Çalışan iş amaçlı olarak yurt dışına gönderildiğinde iki yöntem uygulanabilir: belgeli gider yöntemi ve belgesiz harcırah yöntemi.

Belgeli Gerçek Gider Yöntemi (Limitsiz)

Çalışan tüm harcamalarını belgeleyip şirkete ibraz ederse: Uçak bileti, otel, ulaşım, yemek, toplantı vb. giderler tamamı ile gider yazılabilir. Bu yöntemde hiçbir limit uygulanmaz. Belge olması yeterlidir.

Belgesiz Harcırah Yöntemi (Limitli)

Çalışana günlük harcırah verilip belge istenmiyorsa: Maliye Bakanlığı’nın her yıl açıkladığı ülke bazlı yurt dışı harcırah limitleri uygulanır. Limit üzerindeki tutarlar çalışana ödenmiş ücret sayılır ve gelir vergisine tabidir. Özetle: çalışan için limit sadece belge olmadığında geçerlidir.

Şirket Sahibi / Ortak Yurt Dışına Gittiğinde Gider Nasıl Yazılır?

Şirket sahibi ya da ortak yurtdışına iş için gittiğinde giderleştirme kuralları çalışanlardan biraz farklıdır.

Belgeli Gerçek Gider Yöntemi (Tavsiye Edilen ve Limitsiz)

Şirket sahibi harcamaları belgeleyebiliyorsa: Tüm giderler tamamı ile gider yazılır. Limit yoktur. Bu yöntem vergi açısından en sağlıklı ve sorunsuz yöntemdir.

Belgesiz Harcırah Yöntemi

Anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerine harcırah verilebilir. Limitlidir. Limited şirket ortakları için belgesiz harcırah daha risklidir ve çoğu zaman kabul edilmez. Bu nedenle şirket sahipleri için her zaman belgeli gerçek gider yöntemi önerilir.

Büyük Bir İş Bağlamaya Giderken Limit Var mı?

Belge varsa: HAYIR, limit yoktur. Seyahatin amacı ne olursa olsun: Milyon dolarlık proje görüşmesi, yatırım toplantısı, yurt dışı müşteri ziyareti, fuar, lansman, iş geliştirme gibi giderler belgeyle destekleniyorsa hiçbir gider limitle sınırlı değildir. Belge yoksa: EVET, harcırah limiti uygulanır. Çalışan için: Harcırah limiti geçerli. Şirket sahibi için: AŞ’de geçerli, LTD’de riskli.

Yurt Dışı Belgeleri Türkiye’de Geçerli mi?

Türkiye’de düzenlenen faturadaki şekil şartları yurt dışı belgelerinde aranmaz. Geçerli belgeler:

• Yabancı ülkede düzenlenmiş fatura (invoice)

• Hotel receipt, restaurant bill, POS slip

• Uçak/tren biletleri

• Online platform faturaları (Airbnb, Booking, Amazon, Google Ads, Meta Ads)

Belgede bulunması gereken minimum bilgiler:

• Tarih

• Tutar

• Satıcının Adı

• Vergi türü (varsa)

Yurt Dışı KDV’si İndirilebilir mi?

Hayır. Yurt dışında ödenen KDV Türkiye’de indirilemez. Örnek: Almanya VAT, İtalya IVA, İngiltere VAT, ABD Sales Tax. Ancak bu vergiler gider olarak yazılabilir.

Online reklam ve dijital hizmet alımlarında durum farklıdır. Türkiye’de faydalanıldığı için çoğu zaman 2 No’lu KDV beyanı gerekir. Örneğin: Google Ads, Meta Ads, Zoom, Microsoft vb.

Hangi Kur Kullanılır?

Yurt dışı giderlerinin TL’ye çevrilmesinde belge tarihindeki TCMB döviz alış kuru baz alınır.

Çalışan ve Şirket Sahibi Arasındaki Farklar